Aunque también haya que transportar y embalar enseres y trasladarlos de un lugar a otro, las mudanzas de oficinas son totalmente diferentes a las de hogar. Suelen implicar a muchas más personas y los tiempos de ejecución tienen que ser rápidos para que el funcionamiento de la empresa no se resienta.
Los cambios de oficina requieren de cierta especialización por parte de la empresa de mudanzas que realice el trabajo. Es necesaria mucha flexibilidad y celeridad a la hora de realizar los traslados. Por tanto, es imprescindible contar con experiencia en estas lides.
En el caso de las mudanzas de oficinas, lo normal es adaptarse a las fechas y horarios del cliente. La mayoría de las empresas no pueden parar su actividad para no ocasionar trastornos en su negocio, por lo que muchos de los traslados hay que realizarlos durante los fines de semana, en días festivos o por la noche.
El material que hay que transportar suele ser delicado. Normalmente son servidores, ordenadores, pantallas, y otros objetos frágiles que pueden contener información muy valiosa. La empresa de mudanzas contratada tiene que disponer de los medios técnicos necesarios para que todas estar pertenencias de gran valor lleguen en buen estado a su destino.
También es básico un seguro de mudanzas apropiado que debe cubrir los riesgos del transporte. Los vehículos tienen que estar adecuados al material que hay que trasladar en función de su valor y fragilidad. Es decir, camiones de mudanzas preparados para estos traslados de oficinas.
10 recomendaciones para hacer mudanzas de oficinas eficientes
- Planifica con mucha antelación
Los tiempos de preparación de las mudanzas de oficinas dependen en gran medida del tamaño que tenga la compañía y los empleados que trabajan en ella. Lo ideal es poder realizarla en temporadas de baja actividad de la empresa. - Conoce el nuevo local
Tanto en sus dimensiones, para estructurar los espacios de trabajo y despachos, como en la parte administrativa, para que las gestiones burocráticas no ralenticen la mudanza. - Solicita varios presupuestos y contratar una empresa de mudanzas legal
La compañía mudancera contratada deber estar inscrita en el Registro de Empresas de Mudanzas. También es recomendable que forme parte de alguna de las asociaciones de mudanzas
- Organiza las pertenencias que ya tienes
Antes de saber qué nos vamos a llevar a la nueva oficina hay que organizar lo que ya tenemos. Ordenar tu despacho o habitación te ayudará a organizar tu mudanza de oficina. - Haz una lista o inventario
Apunta bien todos los objetos que tienes que llevarte y los materiales imprescindibles que necesitas para ello. Este listado te servirá para comprobar que está todo cuando lo coloques en el nuevo destino. - Haz limpieza y deshazte de lo innecesario
Es el momento ideal para tirar lo que ya no utilizamos y está ocupando sitio innecesario. Incluso puede ser la ocasión de digitalizar documentos y archivos que llevan mucho tiempo almacenados. - Empaqueta por estancias
Embala las pertenencias en función del lugar que ocupan actualmente o que ocuparán en la nueva oficina. Y no empieces un despacho hasta que no hayas terminado el anterior. - Etiqueta bien todas las cajas
Puedes utilizar números y letras en función de los despachos o el nombre de los ocupantes de cada dependencia. - Separa lo imprescindible o inmediato en cajas o bultos aparte
Las pertenencias que vayas a necesitar pronto déjalas bien señalizadas o transpórtalas contigo si es necesario. - Avisa a clientes y proveedores
Si vas a cambiar de dirección tienes que avisar a tus clientes y proveedores del traslado. Lanza un comunicado oficial o trasmíteselo por mailing, que es una manera ágil, rápida y efectiva de hacerlo. Aprovecha a cambiar la dirección también en los directorios digitales.
Con estos consejos conseguirás una mudanza de tu oficina perfecta. Para que esto sea posible también es necesario contar con grandes expertos en la materia.
En Mobel Trans llevamos más de 30 años realizando mudanzas de oficinas en Madrid y en el resto de España, y ofreciendo un servicio muy completo que incluye además, si lo necesitas, el empaquetado y el montaje y desmontaje de todos los muebles.
